Rejseafregning
Her kan du finde hjælp til refundering af rejseudgifter og/eller udlæg i forbindelse med arbejde for Sundhedsstyrelsen.
Skal du have refunderet rejseudgifter eller udlæg i forbindelse med arbejde for Sundhedsstyrelsen, skal du udfylde en rejse- og udlægsafregning. Du skal på forhånd have en aftale om, at du skal have refunderet dine udgifter.
Sundhedsstyrelsen refunderer i nærmere defineret omfang rejseudgifter og udlæg for eksterne deltagere, i møder som bliver holdt i og af Sundhedsstyrelsen.
Rejseafregningen samt bilag til refusion sendes hurtigst muligt og senest 14 dage efter rejsens afslutning.
Sådan gør du
Rejseafregningen sker ved, at du udfylder ét af de to excelfiler herunder og vedhæfter dem selve afregnings formularen. Læs også vejledningen grundigt inden du går i gang.
Rejse- og udlægsafregning under 24 timer
Rejse- og udlægsafregning over 24 timer
Vejledning
Hvem kan modtage refusion af rejseudgifter og udlæg?
Sundhedsstyrelsen refunderer kun rejseudgifter til eksterne mødedeltagere, der repræsenterer en faglig kompetence, som Sundhedsstyrelsen efterspørger.
Sundhedsstyrelsen dækker som udgangspunkt ikke rejseudgifter til eksterne mødedeltagere, der er udpeget af anden statslig, regional eller kommunal institution, idet rejseudgifterne forudsættes afholdt af mødedeltagerens egen institution.
Sundhedsstyrelsen refunderer ikke rejseudgifter til eksterne mødedeltagere, der medvirker i samarbejdsprojekter, hvor de er repræsentanter for en organisation uden for Sundhedsstyrelsen. Der kan fraviges fra dette princip ud fra en konkret vurdering af de eksterne mødedeltagere og mødets formål.
Sundhedsstyrelsen refunderer ikke udgifter til forplejning. Der udbetales kun i meget særlige tilfælde time-/dagpenge og refusion af udgifter til overnatning. Dette sker kun efter forudgående skriftlig aftale med den relevante enhed i Sundhedsstyrelsen.
Regler for anvendelsen af forskellige transportmidler og rejseklasser
Set ud fra en økonomisk betragtning skal transporten til og fra møder fortrinsvis foregå med offentlig transport. Sundhedsstyrelsen dækker som udgangspunkt ikke rejser på businessclass (fx DSB 1'). Hvis mødedeltageren vælger businessclass, så refunderer Sundhedsstyrelsen maksimalt et beløb svarende til standard/økonomibillet.
Hvis mødedeltageren benytter egen bil, udbetaler Sundhedsstyrelsen godtgørelse pr. km jævnfør statens tjenesterejseaftale (2,19 kr./km for 2023), dog maksimalt med et beløb, der svarer til udgiften til billigste offentlige transportmulighed. Dokumentation i form af udskrift fra www.krak.dk skal vedlægges rejseafregningen. Dog dækkes taxabefordring fra Københavns Hovedbanegård eller Kastrup Lufthavn til/fra Sundhedsstyrelsen og lignende.
Bemærk at refusion af udgifter til kørsel i egen bil er oplysningspligtige og skal opgives til skattevæsenet på selvangivelsen for den rejsende. Det er den rejsendes eget ansvar at opgive beløbene til SKAT på egen selvangivelse.
Taxabefordring bør kun benyttes i forbindelse med mindre ture. Den samlede udgift til befordring med taxa i forbindelse med et arrangement kan maksimalt udgøre 500 kr. i alt. Såfremt at særlige omstændigheder gør sig gældende, kan der undtagelsesvis efter forudgående aftale, gives accept af et større beløb.
Sundhedsstyrelsen kan refundere rejser med fly til og fra destinationer i Danmark, hvis det i den konkrete situation er det mest hensigtsmæssige og økonomiske. Dette sker kun efter forudgående skriftlig aftale med den relevante enhed i Sundhedsstyrelsen.
Udfyldelse af rejse- og udlægsafregning
Som rejsende skal du udfylde en rejse- og udlægsafregning for at kunne få refunderet dine udgifter. Vi anbefaler, at afregningsblanketten udfyldes i Excel frem for i hånden. På den måde sikrer vi den korrekte beregning af refusionsbeløbet.
Husk altid at:
- Påføre CPR-nummer (da betalingen sker til din NemKonto)
- Tilføje dato og formål med rejsen herunder fx titel på arbejdsgruppe, navn på møde eller lignende.
- Vedhæfte dokumenter (scan af alle bilag, som skal refunderes)
- Vedhæfte evt. skriftlig aftale om time-/dagpenge, overnatning eller fly.
Gem dine originalbilag til du har modtaget pengene på din NemKonto.
Om afregningsformularen
- Udfyld formularen.
- Excelark og bilag til refusion skal vedhæftes.
- Læg venligst mærke til at linket afslutningsvis kræver NemID. Det er muligt både at brug almindelig NemID og NemID medarbejdersignatur.