Engelsk

Udfør barriereanalyse

Værktøjer

Interviewguide til barriereanalyse

Interview med sundhedsfagligt personale er en hovedmetode til at få indblik i faktorer, som henholdsvis fremmer og hæmmer implementering af NKR. Interviewguiden er tænkt som inspiration til at formulere en spørgeguide som er målrettet din institution. Alle de foreslåede spørgsmål er næppe relevante, og der kan være relevante emner, som ikke er dækket i guiden. Brug en løsere struktureret spørgeguide til workshop.

Interviewguiden på denne side er udarbejdet på baggrund af Francke et al’s model for fremmende og hæmmende faktorer ved implementering af kliniske retningslinjer.

Interviewguide til barriereanalyse: Det sundhedsfaglige personale

Formålet med spørgsmålene er at få interviewpersonens ærlige vurderinger og synspunkter. Understreg, at svarene behandles anonymt.

Interviewguide
Den sundhedsfaglige selv
  • Er du opmærksom på at vi har fået en ny National klinisk retningslinje?
  • Kender du indholdet i den (ny) NKR? (Hvis ja uddyb med underspørgsmål:)
    • I hvor høj grad er du enig i NKR-anbefalingerne? (hvis der udtrykkes uenighed: Hvad er grunden til at du ikke er helt enig i anbefalingerne?)
    • Hvordan vurderer du NKR-anbefalingernes anvendelighed til patienter med komplicerende sygdomme?
    • I hvor høj grad synes du, at NKR er forståelig og brugbar?
    • Kender du til eksisterende retningslinjer på området med andre anbefalinger end de i NKR anførte? Hvilke?
  • Hvad er din holdning til princippet i at hele sundhedssektoren skal følge NKR for [aktuelt patientforløb]?
    • I hvor høj grad har du tillid til evidensgrundlaget for (den aktuelle) NKR?
    • Finder du NKR-udviklingsgruppen (videnskabelig) kompetent? (intervieweren medbringer liste med udviklingsgruppens navne)
  • Hvad er din holdning til at vi skal implementere NKR-anbefalingerne?
    • I hvor høj grad er du motiveret for selv at bruge NKR?
  • Finder du at din egen viden, erfaring og færdigheder er passende til at efterleve NKR-anbefalingerne?
    • Hvad er din aktuelle praksis på området: I hvilket omfang anvender du allerede NKR-anbefalingerne?
    • Ved du hvordan du finder NKR når du har brug for at referere til den i dit kliniske arbejde?
  • Har du gode ideer til, hvad der skal til for at fremme implementeringen?
    • Oplever du barrierer i forbindelse med at bruge NKR-anbefalingerne?
    • På hvilke områder kan de eksisterende arbejdsgange og rutiner vanskeliggøre at alle efterlever NKR?
    • Er der eksisterende arbejdsgange og rutiner, som kan bruges til at fremme efterlevelsen af NKR-anbefalingerne?
  • Kan du pege på kolleger der fungerer som lokale meningsdannere, og som kolleger ofte konsulterer når de skal tage stilling til vanskelige kliniske tilfælde?
    • Er du selv er en toneangivende meningsdanner?
Teamet af sundhedsfagligt personale
  • Er der forhold omkring ledelsen af (afdelingen/institutionen) som kan tænkes at fremme eller hæmme indførelsen af NKR?
  • Er der noget i de kollegiale samarbejdsrelationer i (afdelingen/institutionen) som kan tænkes at fremme eller hæmme indførelsen af NKR?
  • Hvordan vurderer du samarbejdet mellem (de faggrupper) som skal samarbejde for at få NKR anbefalingerne til at virke i praksis? (Intervieweren nævner specifikt de faggrupper som er involveret i patientforløbet – husk også faggrupper man har kontakt med tværsektorielt eller på andre afdelinger).
  • Er der forhold omkring kulturen i (afdelingen/institutionen) som kan tænkes at fremme eller hæmme indførelsen af NKR?
  • Hvordan vurderer du dine kollegers indstilling til NKR: Hvor mange er med, måske med, ikke med, slet ikke med?
Patienten 
  • Har du en forventning om, hvorvidt patienter vil have andre præferencer for behandling og pleje mv. end dem, som NKR anbefaler?
    • Hvad tror du er styrende for deres præferencer?
    • Har du indtryk af hvor patienter orienterer sig om deres sygdom og behandling – ud over i den information de får af os?
Institutionen
  • Hvordan ønsker du at retningslinjen er tilgængelig for dig (papir. E-mail, dokumentstyringssystem, epj-reminder, internet)
  • Mangler vi grej (rum, apparater, udstyr) for at kunne efterleve NKR-anbefalingerne?
  • Har vi en passende kapacitet (senge, undersøgelsesrum, diagnostiske undersøgelser, operationer) til implementering af NKR-anbefalingerne?
  • Er der efter din vurdering passende kompetencer og passende personalesammensætning i vores afdeling/klinik til at vi kan lykkes med at implementere NKR-anbefalingerne?
  • Er vores normeringer passende til implementering af NKR-anbefalingerne?
  • Synes du, at de bestående arbejdsgange (patientforløb, plejebehandlingsprogrammer, pakkeforløb) giver et godt afsæt for implementering af NKR-anbefalingerne? Hvis ikke – hvad skal der efter din mening ændres?
Sundhedsvæsenet
  • Kender du til regler, love, akkrediterings-standarder eller politiker, der kunne blive en hæmsko for implementering af NKR? Det kunne f.eks. være rekommandationer for brug af specifikke medicinske præparater.
  • Er der regler, love, akkrediterings-standarder eller politiker som vi kan støtte os til for at fremme implementeringen?
  • Hvilken betydning tror du at følgende forhold har for implementering af NKR-anbefalingerne:
    • DRG takster (eller andre afregningstakster)
    • visitationsregler
    • overenskomster
    • måden vi forfremmer på
    • rejser & konferencedeltagelse
    • forskningsvilkår

Tjekliste til interviewer

Her en tjekliste til den som skal foretage interviews. Som led i planlægningen af en interviewrunde og interviewguide bør følgende spørgsmål overvejes (kilde: ”Spørg brugerne”):

  1. Har du overvejet, om du skal gennemføre interview med enkeltpersoner, gruppe-interview eller en workshop?
  2. Har du tænkt over, hvor struktureret interviewet skal være?
  3. Hvilke problemstillinger tror du er mest følsomme? Kan du strukturere spørgeguiden så den hurtigt kommer ind på disse emner? (pluk og tilpas fra eksemplet ovenfor)
  4. Har interviewguiden en opstart, en midte og en afslutning? Overvej hvordan du skal indlede og afslutte interviewene. Hvad skal der siges om formålet og fortrolighed for at få respondenterne til at svare ærligt?
  5. Er det tydeligt hvornår du spørger til respondenternes egen adfærd, opinion og værdier?
  6. Er spørgsmålene nemme at forstå, kort formuleret, fri for fagsprog (som ligger udenfor respondentens kompetence) og ikke ledende?
  7. Har du foretaget pilotinterview og herefter justeret spørgeguiden?
  8. Hvordan skaber du gode og uforstyrrede rammer for interviewet?
  9. Har du forberedt de kommende respondenter på forløbet af interviewet?
  10. Har du overvejet, hvordan du selv vil fremstå under interviewet? (strukturerende, sensitiv, tillidsvækkende, åben, kontrollerende, kritisk…). Hvad kan du gøre for at ”afvæbne” eventuel skepsis mod interviewet?
  11. Er du fortrolig med interviewguiden?
  12. Har du overvejet, om interviewpersonenerne skal udvælges på én gang eller løbende?
  13. Har du overvejet, om problemstillingen bedst belyses ved at sikre variation blandt interviewpersonerne eller ved at udvælge de ekstreme tilfælde?

Workshop til barriereanalyse

En workshop kan bruges til at afdække fremmende og hæmmende faktorer hos en større gruppe interessenter på én gang, jf. afsnit ”Identificér fremmende og hæmmende faktorer”. En workshop i forbindelse med barriereanalyse er en mødeform, hvor alle deltagerne bidrager aktivt til at få afdækket de holdninger og organisatoriske forhold, som kan give udfordringer i implementering af NKR.

Gør kritik legitim!

Der kan være holdninger, som deltagerne ønsker at skjule, for eksempel hvis de dybest set ikke er enig i anbefalingen i den nye NKR, men forventer at ledelsen ville blive irriteret over en sådan udmelding. Modstandere af en forandring holder ofte kortene lidt tæt til kroppen. Dette indebærer, at en workshop, der skal afdække barrierer for forandring, bør faciliteres så eventuel kritik og skepsis overfor NKR kommer frem. Det er blandt andet vigtigt, at skeptikere ikke hænges ud. Det kan eksempelvis undgås ved at gøre det muligt at bidrage anonymt (f.eks. skriftlige input fra deltagerne på anonyme stykker papir) – eller med metoder, hvor det er et mål i sig selv at finde på kritik og så sidenhen løse de udfordringer, som rejses af kritikerne. ”Forandringens dobbelte bogholderi” (se senere i dette afsnit) er et eksempel på en sådan metode.

Planlæg workshoppen grundigt
Ved planlægning af workshoppen må projektgruppen gøre følgende overvejelser:

  • Hvem skal deltage? Tag udgangspunkt i en interessentanalyse. I et tværsektorielt patientforløb opstår barrierer i skellet mellem institutionerne, og disse bør workshoppen belyse. Inviter derfor også gerne interessenter fra alle dele af patientforløbet og på tværs af faggrupper for at få maksimal videndeling og en god dynamik. Projektgruppen må vurdere, hvem der vil kunne bidrage bedst afdækning af faktorer, som kan implementeringen.
  • Hvor og hvornår skal workhoppen holdes? Brug eventuelt en allerede planlagt temadag, som anledning til at arbejde med NKR. Ellers må der inviteres særskilt. Med en passende gruppe-inddeling og veltilrettelagte, konkrete opgaver kan man nå meget langt på få timer.
  • Hvem skal facilitere workshoppen? Det er en god idé at have en trænet facilitator, som kan tilrettelægge og styre programmet, sål alle deltageres synspunkter kommer frem. En ekstern facilitator giver de implementeringsansvarlige mulighed for at deltage med fuld opmærksomhed på indholdet i diskussionerne, frem for at have fokus på at styre processen.
  • Hvad skal på programmet? Programmet kan eventuelt bygges op efter Cabana et als model.

--------------------------------------------------------------------------------------------------

Her er nogle bud på programindhold:

Orientering om den ny NKR

  • NKR skal indføres indenfor (tidshorisont)
  • Hvordan gavner denne NKR patienterne?
  • Hvad er de væsentligste ændringer i.f.t. aktuel praksis?

Afdækning af holdninger til den ny NKR (med inddragelse af alle)

  • F.eks. med ”Forandringens dobbelte bogholderi” (se længere nede på siden)
  • F.eks. med individuelle udsagn om potentielt hæmmende faktorer (jf. emner i ”Interviewguide til barriereanalyse” som deltagere skriver ned på papkort. De cirkuleres rundt blandt deltagere, og alle som er enige i det udsagn de sidder med, sætter hak på det kort. Alle kort indsamles, tematiseres, og diskuteres. Denne øvelse giver en række udsagn med en indikation af, hvor mange der er enige i den holdning som står på kortet.
  • F.eks. ved at inddele deltagerne i mindre grupper der bliver bedt om at drøfte styrker/fordele og svagheder/ulemper ved den nye NKR, som de efterfølgende fremlægger i plenum.
  • Der findes en lang række andre metoder til facilitering af gruppeprocesser som kan bruges til at afdække holdninger. Få evt. råd om sådanne metoder i udviklingsafdelingen eller hos andre med faciliteringserfaring i dit netværk.

Indvendinger mod NKR sorteres efter viden – holdning - adfærd

Gruppearbejde: Arbejde analytisk og/eller løsningsorienteret med de indvendinger som er fremkommet. Hvordan kan vi forstå indvendingerne + brainstorm i grupper på, hvordan man kan håndtere indvendingerne. Opsamling på gruppearbejde i plenum.

Projektlederen orienterer om det videre arbejde med NKR-implementeringsprojektet

Gruppeopgaverne kan tilrettelægges på forskellig vis. Det væsentlige er at komme lidt i dybden med de problemstillinger, som er blevet rejst i plenum.

Her kan udarbejdelsen af et Årsagsvirkningsdiagram (fiskebensdiagram) være et godt værktøj til at analysere hvilke barrierer, der skal overkommes, for at indførslen af de nye NKR bliver en succes. I sammenhæng med årsagsvirkningsdiagrammet er brainstorm metoden god til at få belyst problemstillingerne grundigt og med bidrag fra alle deltagere.

--------------------------------------------------------------------------------------------------

Forandringens dobbelte bogholderi

Som inspiration til afdækningen af fremmende og hæmmende faktorer, kan følgende model anvendes:

Aktuel praksis

Efter NKR implementering

Fordele

Ulemper

Fordele

Ulemper

Lægernes

holdning

Plejegruppens

holdning

Andre interessenters holdning

Modellen kaldes ”Forandringens dobbelte bogholderi” – og på linket her uddybes metoden. Det er et nyttigt værktøj til afdækning af en gruppes holdninger til en forandring. Metoden egner sig til brug i workshops og ved interviews, hvor facilitatoren spørger til holdninger og bekymringer omkring de nye retningslinjer

Årsagsvirkningsdiagram

En metode til barriereanalyse er at bruge brainstorm kombineret med årsagsvirkningsdiagram (fiskebensdiagram), som er struktureret efter de kategorier af hæmmende faktorer man kender fra en teoretisk model. Modellen omfatter den kliniske retningslinje, det sundhedsfaglige personales viden, holdning og færdigheder, samarbejdsrelationer i teamet, patientpræferencer og infrastrukturelle forhold i institutionen eller sundhedsvæsnet.

Gruppen der brainstormer kommer f.eks. med ideer til, hvilke hæmmende faktorer, der knytter sig til selve den kliniske retningslinje. Bed dem om at uddybe, hvorfor anførte faktor er hæmmende. Gruppen forholder sig nøje årsager bag de problemstillinger, som de selv har fundet frem til, med sigte på at komme ind til kernen af problemet, så det kan løses ’ved roden’. Årsagsvirkningsdiagrammet er et værktøj til kerneårsagsanalyse, hvilket blandt andet bruges i .f.m. undersøgelser af alvorlige utilsigtede hændelser.

Kortlægning af patientforløb

Proceskortlægning er et stærkt analytisk værktøj ved implementering af NKR. I metoden kortlægges og tegnes de dele af et patientforløb, som påvirkes af anbefalingerne i en ny NKR. Formålet med kortlægningen er at identificere afvigelser mellem NKR og praksis. Herefter vil det ofte være nødvendigt at undersøge forhold, som er kommet frem under kortlægningen nærmere. Siden kan kortlægningsmetodikken bruges til at designe forbedringer, som sikrer, at forløbet lever op til NKR. Dette afsnit indeholder gode råd til den person, som skal tilrettelægge og facilitere selve kortlægningsarbejdet. Teknikken med at udarbejde en forløbsbeskrivelse og tegne et diagram er beskrevet i Forløbsbeskrivelse og forløbsdiagram.

Modellen herunder viser hovedtrækkene i et kortlægningsarbejde, der ender med design af et NKR-forbedret patientforløb, klar til implementering.

Afklare formål og rammer for kortlægning af patientforløb

Indsamle fakta forud for kortlægningsworkshop

Det anbefales at indhente oplysninger om de processer, der skal arbejdes med før kortlægningsworkshoppen. Eksisterende forløbsbeskrivelser, kliniske retningslinjer og visitationsregler er gode at tage udgangspunkt i. Data for patientvolumen er en hjælp til at holde fokus.

Kortlægningsworkshops er effektive, når deltagernes erfaringer underbygges med fakta. Det kan kvalificere kortlægningen og spare en del diskussion. Undersøg fx følgende hos nøglepersoner, der har viden i organisationen:

  • Afgrænsning af hovedprocesser i patientforløbet, der påvirkes af NKR
    • Hvordan forløber hovedprocesserne – helt overordnet?
    • Hvordan er ansvarsfordelingen for dem fordelt mellem afdelinger?
  • Hvor ”store” er hovedprocesserne hver især i.f.t.
    • Hvor mange gange forekommer de (f.eks. antal henvisninger, antal ambulatoriebesøg, antal diagnostiske undersøgelser, antal sengedage m.v.)
    • Hvor lang tid tager ”1” proces/aktivitet
    • Træk på medarbejdernes tid (hvor mange mandetimer pr. måned eller årsværk)
    • Træk på dyrt udstyr eller andre begrænsede ressourcer
    • Den omsætning de genererer (DRG takster, interne overførsler eller andet)
    • Antallet af patienter de berører
    • De omkostninger som er forbundet med at lave fejl
  • Hvilke typer af kvalitetsproblemer er der i processerne?
    • Hvor mange klager kommer der? Hvad klages der over?
    • Hvor mange UTH’er registreres der?
    • Hvor opstår der bunker og ventetider – og i hvilket omfang?
    • Hvor mange gange skal noget gentages eller laves om, fordi det ikke var i orden første gang.

Træk data om volumen fra IT-systemer. Brug det, som er lettilgængeligt.

Tal med det mest erfarne personale og få deres kvalificerede bud på de ubesvarede spørgsmål. Det kan oftest give et ”godt nok” overslag til workshoppens formål. Forløbskortlægningen sigter ikke på at beskrive processerne i detaljer. Fokuser på at kortlægge de processer, som har det største forbedringspotentiale i forhold til at efterleve NKR.

Identificere deltagere
Udpeg deltagere som kender processerne godt. Der bør være repræsentanter fra de faggrupper, der bidrager til den del af patientforløbet, I skal kortlægge ved workshoppen. Overvej om der skal inviteres patienter og pårørende for attilføre viden fra et brugerperspektiv og kvalificere kortlægningen.

Sikre opbakning fra ledere
Projektlederen orienterer lederne for de medarbejdere, som skal deltage i kortlægningsworkshoppen, om tidsforbrug m.v., således at de kan frigøre de nødvendige arbejdstimer.

Praktiske forberedelser af kortlægningsworkshop
Workshoppens længde afhænger af kompleksiteten af det forløb, der skal beskrive. Som tommelfingerregel  afsættes 1½ - 2 timer til at kortlægge et kort forløb. Til kortlægning af et tværsektorielt patientforløb kræves en arbejdsdag.

Find et egnet lokale
Vælg et sted med plads til at stå op og mulighed for at hænge kortlægningen op på en stor vægflade. Husk flipoverpapir og/eller whiteboard og tjek adgang til projektor, hvis der er behov for det.

Invitér deltagere til kortlægningsworkshop
Send invitation/mødebooking til deltagerne i god tid. Understreg at de er valgt på grund af deres viden om forløbet, og at de derfor ikke kan sende en stedfortræder.

Forbered deltagerne på det, der skal ske, ved at tage en uformel snak med dem inden workshoppen.

Forbered baggrundsfakta og afgrænsning
Udarbejd en oversigt over de vigtigste forløbstrin og fakta om trinnene. Det er vigtigt at have afklaret, hvordan I skal afgrænse kortlægningen og at sikre, at der er fokus på de dele af patientforløbet, som den nationale kliniske retningslinje påvirker.

Projektlederen eller facilitatoren kan spare tid på dagen ved at skrive forløbstrinene på papkort/post its inden workshoppen, og bruge dem som ”forslag” på workshoppen.

Skriv en ”drejebog” for workshoppen, hvor der sættes realistisk tid af til hvert punkt, og beskriv ansvarsfordelingen, hvis der er flere personer om faciliteringen. Vær parat til at justere undervejs.

Klargør materialer
Der er brug for følgende:

  • Store post its i forskellige farver eller papkort i forskellige farver

  • Mindre post its i flere farver

  • Flipover papir

  • Bredt brunt pakkepapir, eller flipovers sammenlimet til lange baner

  • Malertape  til at hænge papirbaner & flipovers op

  • Pædagog-tyggegummi

  • Tykke tuscher som kan læses på afstand – nok til alle deltagere

  • alm. klar tape til at fastholde postits/papkort på papiret før det rulles sammen

  • Digitalt kamera til at affotografere kortlægningen


Workshop: Kortlæg aktuelt forløb
Der er mange måder at gennemføre kortlægningen på. Her gives et forslag, som kan bruges til inspiration.

Indret rummet
Gør plads til arbejdet før deltagerne kommer.  Hæng en lang papirbane (f.eks. 3 meter) til kortlægningen op på væggen. Placér stole og borde så det fremmer dialog på tværs af deltagergruppen.

Indledning på workshoppen – formål & afgrænsning
Indled med at præsentere formål og dagsorden – herunder mål og delmål for NKR-implementeringsprojektet. Skab en fælles forståelse af, hvilke dele af patientforløbet kortlægningen skal omfatte og vær sidenhen tydelig omkring rammerne, hvis deltagerne bringer problemstillinger op, som falder udenfor workshoppens fokus.

Kortlægningsmetoden præsenteres
Forklar deltagerne metoden i proceskortlægning. Indholdet kan evt.præsenteres sådan her:

  • Procesbeskrivelsen udarbejdes i fællesskab ved, at alle skriver vores input ned på papkort/postits så stort og tydeligt, at de kan læses på afstand. Kortene hænges op efterhånden, som deltagerne når til det sted i processen, hvor de er relevante.

  • Der arbejdes med processens overordnede procestrin først. De skrives på grønne papkort/postits.

  • Herefter beskriver vi, hvilke aktiviteter som hører under procestrinene. De skrives enkeltvis på gule papkort/postits.

  • Så vurderes processen i helikopterperspektiv og mhp. at få øje på, hvor der forekommer uhensigtsmæssigheder i forhold til de nye NKR retningslinjer. Opmærksomheden  er også på, hvor der opstår mange fejl, eller hvor derbruges meget tid på småting. Uhensigtsmæssigheder skrives enkeltvis på lyserøde papkort/postits.

  • Deltagerne brainstormer på idéer til forbedringer og forenklinger, der bringer processen i overensstemmelse med NKR anbefalingerne. Ideerne må gerne være lidt vilde... selv vilde idéer indeholder nogle gange en pointe, som kan bearbejdes til noget der kan realiseres. Ideer skrives enkeltvis på blå papkort/postits.

  • <>

    Undervejs dukker der sikkert ubesvarede spørgsmål op, som kan være relevant at få svar på før deltagerne kan finde frem til den fremtidige proces. Spørgsmålene skrives ned.

  • Efter workshoppen bliver processen rentegnet, så andre kolleger kan være med til at give input.


Tip: Hæng et papkort/postit af hver farve op med en beskrivelse af hvad farven skal bruges til. Eksemplet brugt ovenfor på farvekode:

grønt papkort: ”overordnede procestrin”

gult papkort: ”almindelige, planmæssige aktiviteter”

rødt papkort: ”ting der ofte går galt”

blåt papkort: ”idéer til løsninger”.


Aftal spilleregler for arbejdet
Eksempel på spilleregler ved en kortlægningsworkshop:

  • I denne workshop er der fokus på spørgsmålet: ”Hvordan gør vi aktuelt / hvordan er forløbet aktuelt?” Der er ikke behov for at begrunde eller forsvare, hvorfor processen er, som den er. 

  • Alle forventes at bidrage aktivt med deres viden og erfaring.

  • Konsensus er ikke nødvendig i første omgang. Skriv et kort for hver variant hvis der er flere beskrivelser af hvad et procestrin består af.

  • Det er faciliatorens rolle at afkorte diskussioner og sætte fokus på opgaven: Kortlægning af forløbet.

  • Dan makkerpar, der sammen drøfter og formulerer bidrag til kortlægningen.

  • Først beskrives processen i overordnede trin. Så tilføjes særlige problemer og detaljer i processen.

  • Gode idéer til løsninger på problemer skrives på papkort/postit, som  anvendes senere i programmet.

  • Det er ikke tilladt at kritisere andres input under en kortlægning – det hæmmer kreativiteten. Der kommer et tidspunkt, idéerne skal prioriteres – her er kritik velkomment.

  • Telefoner, også vagttelefoner, er slukket!

Facilitér processen
Her følger nogle generelle råd til facilitering af kortlægningsworkshops.

Skab fokus
Afstem forventninger til hvilket patientforløb, der skal kortlægges, og hvordan det præcist begynder og slutter.

Når processens start- og slutpunkter er besluttet, så tal om detaljeringsniveauet for procestrinene. Som tommelfingerregel bør en procesbeskrivelse have mindst 4 trin, og  den bør ikke have mere end ca. 10 trin. Prøv at justere detaljeringsniveauet ind efter det.

Fyld detaljerede aktiviteter på efter de overordnede 4-10 trin er navngivet.

Brug deltagernes resurser
Vær opmærksom på at få alle med. Skift mellem plenum og dialog parvis. Stil udforskende spørgsmål til kortlægningen undervejs:

  • Sker det altid på denne måde?

  • Har vi det vigtigste med?

  • Hvilke væsentlige undtagelser forekommer i processen?

Anerkend bidrag fra deltagerne.

Håndtér uenighed

Brug kun få minutter på enkeltproblemstillinger og parker eventuelle uenigheder på en opsamlingsliste Mind deltagerne om, at workshoppen handler om at få et ”overblik”, ikke om detaljer i processerne eller sjældne undtagelser.  Forløbsbeskrivelsen skal ikke tage højde for alle variationer, fokus er på fællesnævnerne.

Hold tidsstyringen

Hold øje med drejebogens tidsplan. Gør deltagerne opmærksom på, at alle detaljer ikke behøver at komme på plads.

Fokusér på emnet

Hvis I er i gang med at kortlægge den nuværende situation, skal der ikke diskuteres løsninger. Hvis deltagerne går i ”løsningsmode” i kortlægningen, så skriv idéerne ned på papkort/post its og gem dem til, I kommer til design af løsninger eller prioritering af idéer.

Læg mærke til om detaljeringsniveauet springer meget – og kommenter det – bed deltagerne hjælpe med at holde overblikket.

Når forløbet er kortlagt, følger brainstorm og diskussion af de procestrin, som skal ændres for at komme i overensstemmelse med NKR anbefalingerne.

Umiddelbare idéer til forbedringer

Slut af med at spørge til hvilke forbedringsidéer som umiddelbart springer i øjnene. Ideerne kan danne afsæt for det videre arbejde, selv om I ikke skal designe en ny proces i kortlægningsworkshoppen eller beslutte løsninger. Brug lidt tid på det – og saml op på de idéer som deltagerne måtte have skrevet ned tidligere i workshoppen.

Aftal hvem der gør hvad

Skriv en handleplan med deadlines for opfølgning på workshoppen. Få delt opgaver ud til så mange af deltagerne som muligt. Det fremmer følelsen af fælles ejerskab til kortlægningen. Opsummér de uafklarede spørgsmål, som skal undersøges og fordel dem.

Aftal tidspunktet for en eventuel designworkshop. Tidsintervallet mellem de to workshops afhænger af, hvor meget som skal undersøges i mellemtiden. En tommelfingerregel er at holde designworkshoppen højst to uger efter kortlægningsworkshoppen, for at man stadig kan huske, hvad der blev sagt, og for at holde momentum i projektet.

Tag et foto af papirbanen med kortlægningen.

Affotografer papirbanen, men gem den også i tilfælde af at fotografierne ikke er helt tydelige. Det er en god idé at sætte klar tape hen over papkortene på den store papirbane, så den kan tåle at blive foldet/rullet uden at miste kortene.

Dokumentation og analyse

Tegn kortlægningen af forløbet rent umiddelbart efter workshoppen, f.eks. som en håndtegning, der kan skannes til en pdf fil.

Diskuter tegningen med andre

Giv tegningen til deltagerne fra workshoppen og til personer, som ikke kunne deltage men hvis input er vigtige. Drøft tegningen og hvordan den afspejler forløbet. Er alt det væsentlige kommet med? Der vil næsten altid være brug for justeringer – men pas på med at tage for mange detaljer med.

Workshop: Designe NKR-forløb

Designworkshoppen forberedes og gennemføres næsten på samme måde som kortlægningsworkshoppen. Formålet er at designe et forbedret patientforløb som lever op til NKR.

Indhold af en workshop for design af forbedringer af forløbet skal omhandle:

  • Vis tegning af det aktuelle forløb, så der er et fælles udgangspunkt

  • Præsenter svar på spørgsmål fra sidste workshop og resultater af analysen

  • Brainstorm af ideer til forbedringer og herunder præsentation af ideer, som er kommet fra kolleger, brugere og andre nøglepersoner

  • Udvælgelse af ideer på baggrund af deres forbedringspotentiale

  • Kvalificering af de valgte ideer

  • Beslutte hvad der evt. skal tjekkes før et nyt NKR-tilpasset forløbsdesign er klar til godkendelse. 

Hvis det godkendte NKR-patientforløb nødvendiggør implementeringstiltag er næste trin i implementeringen at udarbejde en implementeringsplan.

Opdateret 22 MAJ 2019