Case: Forenkling og kvalitet styrker omsorg og nærvær for borgeren

I 2021 tog Sønderborg Kommune hul på projektet ”Forenkling og kvalitet styrker omsorg og nærvær for borgeren” – et projekt, som skulle frigive mere tid til omsorg, forenkle arbejdsgange, skabe bedre overblik over den enkelte borgers situation og behov samt styrke patientsikkerheden.

Konkret arbejdede Sønderborg Kommune med at integrere det borgernære forbedringsarbejde i den daglige dokumentation. Derved forenklede de arbejdsgange og undgik dobbeltdokumentation.

Ændringerne i arbejdsgangene betød, at medarbejderne gik over til at dokumentere tidstro i borgerens hjem. Det betyder, at dokumentationen registreres uden forsinkelse direkte hos borgeren. Desuden blev unødvendig dokumentation fjernet, hvilket førte til en reduktion i antallet af adviser (beskeder i omsorgssystemet), og at 89 skemaer blev fjernet fra omsorgssystemet. Det medførte, at medarbejderne bruger mindre tid på kontoret og mere tid hos borgeren.

Dokumentationen rykkede ud til borgerne

Selvom alle medarbejdere i hjemme- og sygeplejen før projektet havde en tablet hver, printede man ofte kørelisten ud på papir. Noter fra besøgene hos borgerne blev skrevet på kørelisten eller små papirlapper. Først når man kom tilbage på kontoret, blev noterne lagt ind i systemerne. Derfor var der både risiko for, at medarbejderne glemte vigtige oplysninger eller mistede papirlapper, så vigtig information ikke kom ind i systemet.

Et af indsatsområderne var således at lave dokumentationen digitalt på tabletten, mens man var hos borgeren.

Det viste sig, at de største barrierer ved dette var tekniske udfordringer med pc’er og med kørelister. Dette problem blev dog løst ved at lave en instruks i korrekt lukning af pc samt ved at udpege en ressourceperson, som medarbejderne kunne få hjælp hos, når der var udfordringer med deres tablets eller opdateringer.

Nogle medarbejdere var bange for, at dokumentation i borgers hjem ville gå ud over relationen til borgeren, men borgerne viste sig at være positive over for denne ændring, da de følte sig trygge og inddraget, fordi medarbejderne ofte fortalte, hvad de skrev ned undervejs.

Oprydning i dokumentationen

Siden implementeringen af dokumentationsmetoden Fælles Sprog III havde det været svært for mange medarbejdere i Sønderborg at overskue, hvad der blev dokumenteret hvor. Det førte i mange tilfælde til dobbeltdokumentation i et forsøg på at sikre, at kollegaer kunne finde den relevante dokumentation. Kombineret med mange andre skemaer, der skulle udfyldes for at sikre, at tingene bliver gjort, blev der i mange tilfælde overdokumenteret.

Gennem en ambitiøs indsats, der involverede pilotenheder fra både plejecentre og hjemme- og sygeplejedistrikter, fik man i Sønderborg Kommune finkæmmet dokumentationspraksissen og kortlagt, hvordan man kunne eliminere unødvendig dobbeltdokumentation og reducere papirarbejde.

Ikke mindre end 69 papirskemaer blevet slået sammen til ét skema, og der blev implementeret klare retningslinjer for, hvornår og hvordan der skal dokumenteres. Som en del af projektet begyndte medarbejderne efterfølgende at opdatere tilstanden for hver borger løbende, hvilket minimerede behovet for gentagen dokumentation.

Ved at indføre en "nice to know og need to know"-tilgang samt at præcisere retningslinjer om advisering, skabte kommunen en mere effektiv og tillidsfuld arbejdskultur. Samtidig blev der foretaget en række justeringer i EOJ-systemet (den elektroniske omsorgsjournal) for at forbedre medarbejdernes overblik og arbejdsgange.

Undervejs i processen bemærkede man i Sønderborg Kommune, at flere medarbejdere brugte tid på at søge og læse de samme oplysninger om morgenen. For eksempel blev der observeret, at det tog lang tid at søge efter ændringer i Fælles Medicinkort, og flere medarbejdere sad og gjorde det hver morgen uafhængigt af hinanden. For at løse dette problem ændrede man arbejdsgangen, så kun én medarbejder søgte og delte oplysningerne med resten af holdet. På den måde fik man optimeret arbejdsgangene og reduceret unødvendigt dobbeltarbejde, så medarbejderne kunne bruge deres tid bedst muligt.

Spredning af nye tiltag

En anden del af projektet i Sønderborg havde fokus på at finde mulige forenklinger i ældreplejen, få dem testet i praksis og foreslå ændringer til det daglige arbejde.

Fem medarbejdere fra henholdsvis hjemme- og sygeplejen og plejecentre var med til at udpege indsatsområderne, forslå ændringer og deltage i testen af disse. Redskabet Forbedringsmodellen blev inddraget ved at arbejde med småskala afprøvninger og tests. Efterfølgende skulle projektets nye tiltag spredes til resten af medarbejdergrupperne med det klare mål at gøre dokumentation hjemme hos borgerne til normen i kommunen. Derfor blev der udviklet en spredningsplan for at sikre, at de nye tiltag blev forankret tilstrækkeligt.

Hvert distrikt udpegede fire medarbejdere fra plejecentre/ hjemme- og sygeplejedistrikter som nøglepersoner i forbindelse med spredningen. Der var afsat tid til en dag med en fællesworkshop med deltagelse af nøglepersoner og daglige ledere. Derudover blev der afsat midler til at afholde 3 ½ dag til spredning ude i de respektive områder. Det var nøglepersonerne og lederne, der stod for spredningen i eget område efter afholdelsen af dagene.

Erfaringer fra arbejdet med spredningsplanen var, at nøglepersonerne havde brug for undervisning og hjælp til at forstå deres rolle. Det viste sig også at være vigtigt, at de daglige ledere var aktive deltagere i forandringen, viste engagement og afsatte tid på møder til at sprede forenklingerne.

Dette er en sammenskrivning af en række artikler og rapporter vedrørende projektet i Sønerborg Kommune oprindeligt bragt på platformen Omsorg og nærvær under www.sst.dk i 2022. Denne artikel tegner derfor et billede af projektet anno 2022. Der er siden blevet arbejdet videre med projektet.